Chính sách bảo mật

I. Chính sách bảo mật (Điều 5 Nghị định 248/2026/NĐ-CP)

Chính sách bảo mật của nền tảng Pattrans là văn bản Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư ("Chính sách quyền riêng tư"), áp dụng cho website pattrans.ai và ứng dụng Pattrans. Phần này nêu nội dung chính của văn bản đó theo từng điểm của Điều 5 Nghị định 248/2026/NĐ-CP và dẫn tới mục tương ứng; nội dung đầy đủ theo Chính sách quyền riêng tư.

1. Chính sách bảo mật bao gồm ít nhất các nội dung sau đây:

a) Mục đích, phạm vi thu thập thông tin của người sử dụng:

Pattrans thu thập các nhóm thông tin sau, mỗi nhóm cho mục đích nêu kèm:

• Tài khoản và liên hệ — họ tên, email, số điện thoại nếu bạn cung cấp, tổ chức và đầu mối thanh toán, ngôn ngữ bạn chọn, ngày tạo tài khoản, hạng gói và thời hạn, số dư Standard Words và quyền lợi của tài khoản: để mở, quản lý tài khoản, cung cấp Dịch vụ và liên hệ với bạn về tài khoản.
• Quốc gia hoặc khu vực thanh toán: để hiển thị đồng tiền, giá và phương thức thanh toán phù hợp.
• Dữ liệu đăng nhập — phương thức đăng nhập bằng email hoặc Google, thông tin đăng nhập, gồm mã định danh tài khoản Google nếu bạn đăng nhập bằng Google, thông tin phiên đăng nhập và trạng thái xác minh email: để đăng nhập, xác minh email và giữ an toàn cho tài khoản.
• Nội dung Khách hàng — tài liệu, văn bản, thuật ngữ, mục trong My Termbase, cùng với Kết quả đầu ra và mọi biểu diễn trung gian: để thực hiện và trả lại bản dịch bạn yêu cầu và vận hành các chức năng liên quan của Dịch vụ.
• Dữ liệu kỹ thuật — địa chỉ IP, định danh thiết bị, tên thiết bị trong hệ điều hành, phiên bản ứng dụng và thời điểm ghi nhận, log vận hành; khi một tác vụ dịch được chạy lại, định danh, tên thiết bị đã tạo tác vụ và đường dẫn dự án trên thiết bị ấy: để giữ an toàn cho tài khoản, áp dụng điều kiện nhận quà đã công bố và chạy lại đúng tác vụ dịch khi cần.
• Tin nhắn hỗ trợ, gồm thư điện tử và tệp đính kèm: để trả lời bạn.
• Chương trình khuyến mại, khi bạn đăng ký tham gia, kể cả khi việc đăng ký bị từ chối — phiên bản thể lệ và việc bạn xác nhận, thông tin dùng để kiểm tra các điều kiện đã công bố, kết quả kiểm tra, mức sử dụng quyền lợi, trạng thái, lý do và ghi chú xử lý, và kênh bạn biết đến chương trình nếu bạn tự chọn trả lời: để kiểm tra các điều kiện đã công bố và thực hiện quyền lợi theo thể lệ.
• Hóa đơn và hồ sơ — thông tin bạn cung cấp để yêu cầu xuất hóa đơn, gồm cả mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu tùy trường hợp, nội dung đơn hàng, phiên bản văn bản bạn chấp thuận, hồ sơ hoàn tiền và khiếu nại: để quản lý đơn hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận việc chấp thuận và giải quyết khiếu nại.
• Hồ sơ giao dịch thanh toán giới hạn: để đối soát giao dịch; Pattrans không nhận đầy đủ thông tin thẻ.
• Website không dùng cookie hay công nghệ tương tự cho mục đích phân tích, lập hồ sơ hay quảng cáo; bộ nhớ của trình duyệt chỉ dùng để ghi nhớ tùy chọn hiển thị và giữ phiên trang mua.

Phần lớn thông tin đến trực tiếp từ bạn hoặc từ việc bạn sử dụng Dịch vụ; một số kết quả kiểm tra được suy ra từ dữ liệu tài khoản, thiết bị và việc sử dụng của bạn, và một số thông tin giao dịch có giới hạn đến từ nhà cung cấp dịch vụ thanh toán. Pattrans không mua dữ liệu cá nhân từ các bên môi giới dữ liệu hay nguồn nào khác để làm giàu dữ liệu, tiếp thị hay bán lại. Một số dữ liệu là cần thiết để tạo tài khoản, xử lý tài liệu hoặc xuất hóa đơn — thiếu các dữ liệu đó, Pattrans không thể cung cấp các chức năng tương ứng; các dữ liệu khác là tùy chọn. Chi tiết: Chính sách quyền riêng tư, Mục 2 và Mục 14.

b) Phạm vi sử dụng thông tin:

• Pattrans chỉ sử dụng thông tin cho các mục đích nêu tại điểm a) và tại Chính sách quyền riêng tư, Mục 4: cung cấp Dịch vụ; kiểm tra tác vụ dịch để phát hiện lỗi xử lý và chạy lại; xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế, kế toán; bảo vệ Dịch vụ, phòng ngừa và xử lý gian lận, lạm dụng, sự cố an ninh; xử lý yêu cầu hỗ trợ của bạn; gửi thông báo dịch vụ và thông báo pháp lý; thực hiện chương trình khuyến mại bạn đã xác nhận tham gia; ghi nhận nội dung đơn hàng và việc bạn chấp thuận; thống kê tổng hợp kênh giới thiệu khi bạn tự chọn trả lời.
• Nhân sự được phân quyền chỉ xem phần Nội dung Khách hàng và Kết quả đầu ra cần thiết, trong các trường hợp và giới hạn tại Chính sách quyền riêng tư, Mục 4.
• Pattrans không bán, không cho thuê, không cấp phép và không trao đổi dữ liệu cá nhân như một loại hàng hóa, và không tiết lộ dữ liệu đó cho hoạt động quảng cáo hay tiếp thị của bên thứ ba.
• Pattrans không sao chép, trích xuất hay đưa Nội dung Khách hàng vào bất kỳ tài nguyên dùng chung nào và không sử dụng Nội dung Khách hàng để huấn luyện hay tinh chỉnh mô hình AI (Chính sách quyền riêng tư, Mục 8).
• Pattrans dựa trên sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu, và bạn có thể rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó; nếu dữ liệu cần cho một chức năng, chức năng ấy có thể không tiếp tục được cung cấp.

c) Thời gian lưu trữ thông tin hoặc phương pháp xác định thời gian lưu trữ thông tin:

Thời hạn lưu theo Chính sách quyền riêng tư, Mục 7; tóm tắt:

• Bản sao đệm xử lý trên máy chủ của tệp nguồn, Kết quả đầu ra và các biểu diễn trung gian: tự động xóa sau khi dự án đạt trạng thái cuối và không còn cần thiết — thông thường trong vòng 7 ngày; bản sao của dự án chưa đạt trạng thái cuối có thể bị xóa sau hơn 30 ngày không có hoạt động.
• Dự án trong tài khoản: tới khi bạn xóa; dự án đã xóa nằm trong thùng rác tối đa 90 ngày. Mục trong My Termbase: tới khi bạn xóa hoặc đóng tài khoản.
• Khi bạn đóng tài khoản: trạng thái chờ 14 ngày, trong thời gian này bạn có thể khôi phục (phần XII). Sau thời gian chờ, Pattrans xóa tài khoản và nội dung khỏi hệ thống đang hoạt động; chỉ phần cần giữ trên căn cứ áp dụng mới được giữ theo các thời hạn riêng nêu tại Chính sách quyền riêng tư, Mục 7.
• Tin nhắn hỗ trợ gửi trong ứng dụng: tối đa 90 ngày sau khi yêu cầu đóng. Thư và tệp gửi tới support@pattrans.ai: trong thời gian xử lý yêu cầu, xóa tại lần rà soát hằng quý kế tiếp sau khi yêu cầu được giải quyết xong. Phần cần cho một vụ hoàn tiền, tranh chấp, khiếu nại cụ thể được giữ tới khi vụ việc kết thúc.
• Bản sao lưu cơ sở dữ liệu: mã hóa, giữ tối đa 120 ngày. Log vận hành: loại bỏ trong vòng 90 ngày. Hồ sơ phiên đăng nhập (gồm địa chỉ IP): được xóa trong vòng 3 ngày sau khi phiên hết hạn hoặc bị thu hồi.
• Nội dung đơn hàng và bằng chứng chấp thuận khi đặt mua: 5 năm kể từ ngày đặt của từng đơn. Hồ sơ hoàn tiền: phần là chứng từ kế toán theo thời hạn pháp luật kế toán, thuế; lý do bạn tự viết: 5 năm kể từ khi yêu cầu được giải quyết xong. Hóa đơn và hồ sơ thuế: theo thời hạn pháp luật quy định.
• Nhóm (a) — địa chỉ IP, định danh và tên thiết bị lúc tạo tài khoản, phiên bản ứng dụng ghi lần cuối: trong thời gian tài khoản còn; khi xóa hẳn tài khoản, chỉ định danh thiết bị và thời điểm được giữ thêm 90 ngày.
• Nhóm (b) — dấu đối chiếu để kiểm tra việc nhận lại quà chào mừng sau khi xóa hẳn tài khoản: tối đa 12 tháng.
• Nhóm (d) — hồ sơ đăng ký và tham gia chương trình khuyến mại: 12 tháng sau khi chương trình kết thúc; liên kết giữa câu trả lời "Bạn biết chương trình qua đâu?" và tài khoản: xóa trong 30 ngày sau khi chương trình kết thúc.
• Nhóm (g) — bằng chứng chấp thuận lúc đăng ký tài khoản và lúc tham gia chương trình: trong thời gian tài khoản còn và tối đa 5 năm sau khi xóa hẳn tài khoản; địa chỉ IP, thông tin trình duyệt hoặc ứng dụng và định danh thiết bị trong bản ghi được xóa khi xóa hẳn tài khoản.

d) Tổ chức, cá nhân có thể được tiếp cận thông tin cá nhân:

• Nhân sự được phân quyền của Pattrans, trong phạm vi và giới hạn tại Chính sách quyền riêng tư, Mục 4 và Mục 12.
• Các bên xử lý phụ theo hợp đồng, thuộc các nhóm: nhà cung cấp AI dịch thuật; hạ tầng và lưu trữ đám mây; công cụ vận hành (ghi log, giám sát lỗi, hỗ trợ, dịch vụ hộp thư hỗ trợ); nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; dịch vụ gửi thư giao dịch; quản lý tên miền, phân phối website và kênh tải bản cập nhật ứng dụng; xác thực đăng nhập bằng tài khoản bên thứ ba, khi bạn chọn cách đăng nhập đó. Các bên xử lý phụ không được sử dụng Nội dung Khách hàng để huấn luyện, tinh chỉnh hay cải thiện mô hình hoặc dịch vụ cho chính họ hay cho bên khác (Chính sách quyền riêng tư, Mục 5).
• Địa điểm xử lý: máy chủ và lưu trữ tại Singapore; nhà cung cấp AI dịch thuật, thư giao dịch, xác thực bên thứ ba, tên miền, phân phối website và kênh cập nhật ứng dụng là pháp nhân tại Hoa Kỳ; thư giao dịch được gửi qua hạ tầng của nhà thầu phụ tại Nhật Bản; hộp thư hỗ trợ sử dụng Google Workspace (Chính sách quyền riêng tư, Mục 6).
• Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tham gia giao dịch của bạn; nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và cơ quan thuế, đối với thông tin xuất hóa đơn (Chính sách quyền riêng tư, Mục 13).
• Cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
• Mọi chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu thông tin về các bên nhận, bên xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến mình, gồm tên bên, mục đích và phạm vi xử lý, qua kênh tại điểm e). Pattrans cung cấp thông tin theo quyền của bạn và pháp luật áp dụng, không giới hạn quyền này theo loại khách hàng.

đ) Biện pháp bảo mật thông tin, dữ liệu của người sử dụng:

• Pattrans sử dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với mức độ rủi ro, bao gồm: mã hóa khi truyền và, khi áp dụng, khi lưu trữ; kiểm soát truy cập theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu; ghi log và giám sát; phân tách truy cập logic giữa các tài khoản khách hàng; xóa an toàn; thẩm định bên xử lý phụ; và rà soát định kỳ.
• Thông tin đăng nhập được lưu bằng biện pháp bảo vệ theo chuẩn ngành; Pattrans không lưu mật khẩu ở dạng đọc được.
• Pattrans áp dụng các biện pháp bảo vệ dành cho dữ liệu nhạy cảm đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm được nhận diện trong Nội dung Khách hàng và đối với dữ liệu đối soát giao dịch thanh toán, nhật ký đăng nhập, phiên làm việc, thiết bị của tài khoản (Chính sách quyền riêng tư, Mục 11); khi chuyển dữ liệu ra ngoài Việt Nam, áp dụng các biện pháp bảo đảm hợp đồng và an ninh tại Mục 6 của văn bản đó. Khi cần xin sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, Pattrans thông báo rõ đó là dữ liệu nhạy cảm.
• Nếu xảy ra một sự cố lộ, mất hoặc truy cập trái phép dữ liệu cá nhân, Pattrans điều tra và giảm thiểu tác động của sự cố; khi phát sinh trường hợp phải thông báo theo pháp luật, Pattrans chủ động thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và người bị ảnh hưởng trong thời hạn pháp luật quy định. Đối với dữ liệu cá nhân trong Nội dung Khách hàng mà bạn là bên kiểm soát, Pattrans thông báo kịp thời cho bạn.

e) Phương thức, quy trình để chủ thể dữ liệu xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu của mình trên nền tảng:

Yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc cập nhật, và cung cấp dữ liệu cá nhân, cùng các yêu cầu khác đối với dữ liệu cá nhân, được tiếp nhận theo phương thức, quy trình và thời hạn sau:

• Gửi yêu cầu qua support@pattrans.ai hoặc Yêu cầu hỗ trợ trong ứng dụng. Nêu quyền muốn thực hiện, phạm vi dữ liệu và thông tin liên hệ; kèm email tài khoản nếu có — người không có tài khoản vẫn gửi được.
• Pattrans tiếp nhận và xác minh khi cần; thông báo thủ tục và thời hạn; thực hiện, hoặc thông báo lý do không thực hiện theo căn cứ pháp luật; rồi báo kết quả.
• Đối với yêu cầu liên quan đến dữ liệu trong tài liệu do khách hàng đưa vào, việc hỗ trợ và chuyển yêu cầu theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư, Mục 9 và Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA).

• Thời hạn tính từ khi Pattrans nhận yêu cầu đúng thủ tục.
• Nếu Pattrans phải yêu cầu bên xử lý hoặc bên thứ ba thực hiện, thời hạn thực hiện là: ngừng xử lý 20 ngày; chỉnh sửa 15 ngày; cung cấp, xóa, hạn chế xử lý 30 ngày.
• Việc rút lại sự đồng ý không áp dụng cho các trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần sự đồng ý.
• Khi gia hạn, Pattrans thông báo lý do và chịu trách nhiệm chứng minh việc gia hạn là cần thiết, hợp lý.

g) Phương thức, quy trình tiếp nhận yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong việc xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu của mình đã cung cấp:

• Yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu bạn đã cung cấp, và yêu cầu rút lại sự đồng ý hoặc phản đối xử lý, được tiếp nhận theo phương thức và quy trình tại điểm e): phản hồi, thông báo thủ tục trong 02 ngày làm việc; thực hiện trong 20 ngày đối với xóa dữ liệu và 15 ngày đối với rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý, phản đối xử lý; gia hạn tối đa một lần, có lý do.
• Bạn có thể tự xóa các bản sao dự án đang hoạt động, hoặc dọn thùng rác, trong ứng dụng bất kỳ lúc nào. Xóa tài khoản theo phần XII.
• Các chu kỳ lưu, sao lưu và rà soát không làm kéo dài thời hạn thực hiện yêu cầu xóa (điểm e)). Khi bạn yêu cầu xóa, dữ liệu liên quan trong hệ thống đang hoạt động, thùng rác và hộp thư hỗ trợ được xóa trong thời hạn ấy. Bản sao lưu mã hóa và bản sao trong hệ thống của nhà cung cấp không xóa riêng được từng phần: phần dữ liệu ấy không được sử dụng, được loại bỏ khi hết chu kỳ sao lưu hoặc thời hạn của nhà cung cấp nêu tại Chính sách quyền riêng tư, Mục 7, và yêu cầu xóa được áp dụng lại nếu dữ liệu được khôi phục; Pattrans nêu rõ điều này khi trả lời yêu cầu của bạn. Phần dữ liệu chưa xóa vì căn cứ khác chỉ được giữ trong phạm vi cần thiết, và Pattrans thông báo lý do cho bạn.
• Hồ sơ pháp luật buộc lưu, như hóa đơn và hồ sơ thuế, được giữ trong thời hạn pháp luật quy định.

h) Phương thức, quy trình tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, yêu cầu, phản ánh của chủ thể dữ liệu liên quan đến việc bảo mật thông tin:

• Câu hỏi, phản ánh và khiếu nại về quyền riêng tư và bảo mật thông tin gửi qua support@pattrans.ai, Yêu cầu hỗ trợ trong ứng dụng hoặc điện thoại +84 986 301 083.
• Các bước tiếp nhận và giải quyết theo phần III. Với phản ánh về bảo mật, lộ dữ liệu: phản hồi ban đầu trong 2 ngày làm việc; thời hạn dự kiến giải quyết 15 ngày làm việc, tính từ khi Pattrans tiếp nhận qua kênh đã công bố.
• Thời hạn giải quyết phản ánh không thay các thời hạn xử lý, thông báo sự cố dữ liệu mà pháp luật quy định.
• Bạn cũng có thể gửi khiếu nại hoặc yêu cầu tới cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm Bộ Công an hoặc cơ quan được chỉ định theo pháp luật áp dụng.

2. Nội dung quy định tại khoản 1 Điều này phải tuân thủ quy định của pháp luật về dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân:

• Pattrans xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam (Luật số 91/2025/QH15) và các văn bản quy định chi tiết thi hành.
• Nội dung tại phần I, khoản 1 và Chính sách quyền riêng tư được rà soát, cập nhật khi pháp luật về dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân thay đổi; thay đổi đáng kể được thông báo theo Chính sách quyền riêng tư, Mục 16.