Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư

Bản Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư này ("Chính sách quyền riêng tư") giải thích cách CÔNG TY TNHH PATTRANS (Mã số doanh nghiệp 0111399245), Căn 0315 Tòa C2, số 119 đường Trần Duy Hưng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội, Việt Nam ("Pattrans", "chúng tôi") xử lý dữ liệu cá nhân khi bạn sử dụng Pattrans.Ai ("Dịch vụ"). Chính sách này là một phần của Điều khoản dịch vụ của chúng tôi và được hiển thị trước khi bạn tạo tài khoản. Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam (Luật số 91/2025/QH15) và các văn bản quy định chi tiết thi hành. Đối với người dùng ngoài Việt Nam, chúng tôi hướng tới việc phù hợp với các chuẩn mực bảo vệ dữ liệu áp dụng; chúng tôi không tuyên bố tuân thủ GDPR hay APPI. Một số dữ liệu là cần thiết để tạo tài khoản, xử lý tài liệu hoặc xuất hóa đơn — thiếu các dữ liệu đó, chúng tôi không thể cung cấp các chức năng tương ứng; các dữ liệu khác là tùy chọn. Trong Chính sách này, "Nội dung Khách hàng" có nghĩa như tại Điều khoản dịch vụ, Mục 1.

1. Chúng tôi là ai và phạm vi áp dụng

Pattrans là đơn vị vận hành website, các ứng dụng và phần mềm dịch thuật Pattrans.Ai. Chính sách này áp dụng cho tất cả các thành phần đó. Thông tin liên hệ tại Mục 17.

2. Dịch vụ dùng những thông tin gì, và để làm gì

• Tài khoản và liên hệ — họ tên, email, số điện thoại nếu bạn cung cấp, tổ chức và đầu mối thanh toán, để mở và quản lý tài khoản của bạn và liên hệ với bạn về tài khoản đó. Chúng tôi ghi nhận ngôn ngữ bạn chọn để dùng cho giao diện và thư điện tử, ngày tạo tài khoản, hạng gói và thời hạn, số dư Standard Words cùng thông tin quyền lợi của tài khoản để cung cấp và quản lý dịch vụ.
• Quốc gia hoặc khu vực thanh toán — quốc gia hoặc khu vực bạn chọn trong hồ sơ, mục chọn thị trường hoặc ở bước thanh toán, để hiển thị đồng tiền, giá và phương thức thanh toán phù hợp và điền sẵn ở bước thanh toán. Khi bạn chưa chọn, ứng dụng ước đoán từ múi giờ hoặc ngôn ngữ của thiết bị để hiển thị giá; giá trị ước đoán chỉ nằm trên thiết bị, không được gửi về máy chủ. Khi có thanh toán quốc tế: sau một giao dịch hoàn tất, nếu quốc gia bạn chọn trùng với quốc gia trong địa chỉ thanh toán bạn nhập ở bước đó, chúng tôi lưu kết quả đối chiếu này là "quốc gia đã xác nhận" cùng thời điểm xác nhận, giữ kết quả của lần gần nhất để đối soát, và cập nhật quốc gia hoặc khu vực thanh toán của tài khoản theo kết quả đó. Đây không phải việc xác minh quốc tịch hay nơi cư trú của bạn. Mỗi đơn hàng lưu quốc gia áp dụng lúc tạo đơn.
• Dữ liệu đăng nhập — phương thức đăng nhập bằng email hoặc Google, thông tin đăng nhập, gồm mã định danh tài khoản Google nếu bạn đăng nhập bằng Google, thông tin phiên đăng nhập và trạng thái xác minh email, để thực hiện đăng nhập, xác minh email và giữ an toàn cho tài khoản. Thông tin đăng nhập được lưu bằng biện pháp bảo vệ theo chuẩn ngành; chúng tôi không lưu mật khẩu ở dạng đọc được. Khi mua trên website, bạn đăng nhập trang mua bằng mã gửi tới email; phiên mua có hiệu lực tối đa 1 giờ.
• Nội dung Khách hàng — các tài liệu, văn bản, thuật ngữ và mục trong My Termbase mà bạn gửi lên hoặc lưu trong Dịch vụ, cùng với Kết quả đầu ra và mọi biểu diễn trung gian, theo định nghĩa "Nội dung Khách hàng" tại Điều khoản dịch vụ, Mục 1. Chúng tôi dùng tư liệu này để thực hiện và trả lại bản dịch bạn yêu cầu, để vận hành các chức năng liên quan của Dịch vụ, và cho các mục đích hỗ trợ, an ninh và pháp lý có giới hạn được mô tả trong Chính sách này. Một tài liệu kỹ thuật thường không chứa dữ liệu cá nhân, nhưng có thể bao gồm dữ liệu cá nhân của bên thứ ba (ví dụ: một cái tên trên trang bìa) và đôi khi có dữ liệu cá nhân nhạy cảm (Mục 11).
• Dữ liệu kỹ thuật — địa chỉ IP, định danh thiết bị, tên thiết bị trong hệ điều hành, phiên bản ứng dụng và thời điểm ghi nhận, log vận hành. Khi bạn tạo tài khoản, hệ thống ghi lại địa chỉ IP, định danh và tên thiết bị để giữ an toàn cho tài khoản và áp dụng điều kiện nhận quà đã công bố. Khi một tác vụ dịch được chạy lại, hệ thống dùng định danh, tên thiết bị đã tạo tác vụ và đường dẫn dự án trên thiết bị ấy để chạy lại đúng tác vụ.
• Tin nhắn hỗ trợ — những gì bạn gửi khi yêu cầu hỗ trợ, gồm cả thư điện tử và tệp đính kèm, dùng để trả lời bạn.
• Chương trình khuyến mại — khi bạn đăng ký tham gia một chương trình khuyến mại, kể cả khi việc đăng ký bị từ chối: phiên bản thể lệ và việc bạn xác nhận; dạng chuẩn hoá của địa chỉ email, tên miền email, định danh thiết bị và thông tin ứng dụng dùng để kiểm tra các điều kiện đã công bố; kết quả kiểm tra; mức sử dụng quyền lợi; trạng thái, lý do và ghi chú xử lý của nhân sự khi từ chối, tạm ngừng, khôi phục, xem xét lại hoặc cấp khoản bù; và, nếu bạn tự chọn trả lời, kênh bạn biết đến chương trình.
• Định danh cookie và công nghệ tương tự (Mục 14).
• Hóa đơn và hồ sơ — hồ sơ hóa đơn, thuế và đơn hàng; thông tin bạn cung cấp để yêu cầu xuất hóa đơn, gồm loại người mua, họ tên hoặc tên tổ chức, địa chỉ, quốc gia, email nhận hóa đơn, số điện thoại, cùng mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu tùy trường hợp; hồ sơ ghi nhận việc bạn chấp thuận các văn bản này và hồ sơ khiếu nại. Các hồ sơ này được dùng để quản lý đơn hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận việc chấp thuận và giải quyết khiếu nại; phần thuộc diện lưu trữ bắt buộc được lưu theo quy định về kế toán, thuế và chứng từ. Hồ sơ này gồm cả nội dung đơn hàng tại thời điểm bạn xác nhận đặt mua, phiên bản các văn bản bạn chấp thuận, và hồ sơ yêu cầu hoàn tiền (gồm lý do bạn tự viết). Thời hạn lưu của từng nhóm theo Mục 7.
• Dữ liệu thanh toán — do Pattrans và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của chúng tôi xử lý (Mục 13); chúng tôi chỉ nhận hồ sơ giao dịch giới hạn, không nhận đầy đủ thông tin thẻ.

Dữ liệu này đến từ đâu, và không đi đâu. Phần lớn thông tin nêu trên đến trực tiếp từ bạn hoặc từ việc bạn sử dụng Dịch vụ. Một số kết quả kiểm tra được suy ra từ dữ liệu tài khoản, thiết bị và việc sử dụng của bạn; ghi chú xử lý do nhân sự được phân quyền tạo. Một số thông tin giao dịch có giới hạn cũng có thể đến từ nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của chúng tôi (Mục 13). Chúng tôi không mua dữ liệu cá nhân từ các bên môi giới dữ liệu hay nguồn nào khác để làm giàu dữ liệu, tiếp thị hay bán lại. Chúng tôi không bán, không cho thuê, không cấp phép và không trao đổi dữ liệu cá nhân như một loại hàng hóa, và không tiết lộ dữ liệu đó cho hoạt động quảng cáo hay tiếp thị của bên thứ ba. Điều này không ngăn cản các trường hợp tiết lộ có giới hạn được mô tả trong Chính sách này cho các bên xử lý phụ theo hợp đồng hành động cho chúng tôi, cho nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tham gia giao dịch của bạn, hoặc cho cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu. Dữ liệu cá nhân không phải là sản phẩm hay dịch vụ chúng tôi cung cấp; khi xử lý dữ liệu đó, chúng tôi làm theo các mục đích và căn cứ pháp lý nêu tại Mục 4.

3. Vai trò của chúng tôi

Đối với các hoạt động xử lý mà chúng tôi độc lập xác định — tài khoản, tính phí, hóa đơn và thanh toán, an toàn hệ thống và tuân thủ pháp luật — Pattrans là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân. Mọi mục đích mới cần có sự đồng ý của bạn sẽ được mô tả cho bạn và chúng tôi sẽ lấy sự đồng ý đó trước khi bắt đầu xử lý (Mục 16). Đối với Nội dung Khách hàng được xử lý theo chỉ dẫn của bạn, Pattrans nhìn chung đóng vai trò là Bên xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn được ghi nhận của bạn — bao gồm bản Điều khoản, Thỏa thuận xử lý dữ liệu áp dụng (nếu có), và việc bạn sử dụng, cấu hình Dịch vụ — trừ trường hợp pháp luật yêu cầu hoặc trường hợp Pattrans độc lập xác định một mục đích riêng. Bạn chịu trách nhiệm về dữ liệu cá nhân trong tài liệu của mình và về căn cứ hợp pháp để xử lý dữ liệu đó. Vai trò được xác định theo mục đích xử lý, không theo việc bạn có phải là tổ chức hay không. Theo pháp luật Việt Nam, vai trò của Pattrans được xác định theo từng hoạt động xử lý cụ thể.

4. Mục đích và căn cứ pháp lý

Mục 2 giải thích bằng ngôn ngữ thực tế những thông tin nào có liên quan và vì sao. Mục này nêu các mục đích xử lý tương ứng và căn cứ pháp lý.

• Cung cấp Dịch vụ cho bạn — bao gồm quản lý tài khoản và Standard Words của bạn, xử lý tài liệu bạn gửi, chạy các bản dịch được yêu cầu, và lưu trữ, áp dụng thuật ngữ trong My Termbase của chính bạn — để thực hiện thỏa thuận với bạn, trong phạm vi pháp luật về dữ liệu cá nhân áp dụng cho phép.
• Kiểm tra tác vụ dịch của bạn để phát hiện lỗi xử lý và chạy lại, nhằm giao cho bạn một kết quả sử dụng được — để thực hiện thỏa thuận với bạn, trong phạm vi pháp luật về dữ liệu cá nhân áp dụng cho phép.
• Nhân sự được phân quyền chỉ xem phần Nội dung Khách hàng và Kết quả đầu ra cần thiết để: (i) xác định, tái hiện và khắc phục lỗi tác vụ; (ii) xử lý yêu cầu hỗ trợ của bạn; (iii) khắc phục sự cố vận hành để thực hiện Dịch vụ đã thỏa thuận, hoặc xử lý sự cố an ninh theo căn cứ pháp luật phù hợp; (iv) xử lý khi có dấu hiệu cụ thể của hành vi xâm phạm quyền hoặc lợi ích chính đáng của Pattrans, của bạn hoặc của người khác, trong phạm vi cần thiết và có căn cứ chứng minh. Việc xử lý Nội dung Khách hàng được thực hiện theo vai trò, chỉ dẫn và căn cứ pháp luật tương ứng. Chúng tôi không chủ động đọc Nội dung Khách hàng để tìm hướng cải tiến chung. Giải pháp kỹ thuật sửa lỗi có được từ các trường hợp trên có thể áp dụng cho toàn bộ Dịch vụ; chúng tôi không đưa nội dung hoặc dữ liệu cá nhân của bạn vào tài nguyên dùng chung (Mục 8).
• Dịch các tài liệu có thể chứa dữ liệu cá nhân của bên thứ ba — khi có dữ liệu đó, chúng tôi xử lý theo chỉ dẫn của bạn với vai trò Bên xử lý, chỉ trong phạm vi cần thiết để thực hiện bản dịch bạn yêu cầu; bạn chịu trách nhiệm về điều kiện hợp pháp áp dụng (Mục 10).
• Xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế, kế toán — nghĩa vụ pháp lý.
• Bảo vệ Dịch vụ và phòng ngừa, phát hiện, xử lý gian lận, lạm dụng, sự cố an ninh và tấn công — khi cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Pattrans, của người dùng hoặc của người khác khỏi bị xâm phạm, hoặc theo một điều kiện khác được pháp luật áp dụng cho phép; ngoài các trường hợp đó, với sự đồng ý khi được yêu cầu. Việc đối chiếu tài khoản theo địa chỉ email, địa chỉ IP, định danh hoặc tên thiết bị để áp dụng điều kiện của quà chào mừng và chương trình khuyến mại đã công bố được thực hiện theo thỏa thuận bạn đã xác nhận và giới hạn ở dữ liệu cần cho điều kiện đó. Khi có dấu hiệu cụ thể của hành vi xâm phạm, chúng tôi chỉ xử lý trong phạm vi cần thiết để bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng bị xâm phạm và có trách nhiệm chứng minh căn cứ đó.
• Kiểm tra và phản hồi các yêu cầu hỗ trợ do bạn đưa ra, bao gồm việc nhân sự được phân quyền truy cập phần Nội dung Khách hàng hợp lý cần thiết cho yêu cầu đó — để thực hiện thỏa thuận với bạn, trong phạm vi pháp luật về dữ liệu cá nhân áp dụng cho phép.
• Gửi cho bạn các thông báo dịch vụ và thông báo pháp lý — cần thiết để thực hiện thỏa thuận với bạn / nghĩa vụ pháp lý.
• Thực hiện việc đăng ký và quyền lợi theo thể lệ chương trình khuyến mại bạn đã xác nhận — gồm kiểm tra các điều kiện đã công bố, tính quyền lợi, xem xét lại và cấp khoản bù — trong phạm vi cần để thực hiện thỏa thuận đó.
• Ghi nhận nội dung đơn hàng, phiên bản văn bản và việc bạn xác nhận khi đặt mua — để thực hiện giao dịch, để bạn xem lại về sau và để chứng minh việc giao kết hợp đồng.
• Thống kê tổng hợp kênh giới thiệu — từ câu trả lời "Bạn biết chương trình qua đâu?". Câu hỏi không bắt buộc, không chọn sẵn và không ảnh hưởng quyền lợi; câu trả lời chỉ được lưu khi bạn tự chọn trả lời (sự đồng ý của bạn), lưu cùng lượt đăng ký tới thời hạn tại Mục 7 và chỉ dùng để thống kê tổng hợp. Bạn có thể rút lại sự đồng ý và yêu cầu xoá câu trả lời theo Mục 9.

Chúng tôi dựa trên sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu, và bạn có thể rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó; nếu dữ liệu cần cho một chức năng, chức năng ấy có thể không tiếp tục được cung cấp.

5. Bên xử lý phụ

Để cung cấp Dịch vụ, chúng tôi sử dụng các bên xử lý phụ (sub-processor) theo hợp đồng trong các nhóm sau: nhà cung cấp AI dịch thuật; hạ tầng và lưu trữ đám mây; công cụ vận hành (ghi log, giám sát lỗi, hỗ trợ, dịch vụ hộp thư hỗ trợ); nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; dịch vụ gửi thư giao dịch (thư xác minh, mã đăng nhập, thông báo); quản lý tên miền, phân phối website (gồm trang mua, ở dạng trang tĩnh) và kênh tải bản cập nhật ứng dụng — khi thiết bị của bạn tải các nội dung này, nhà cung cấp xử lý địa chỉ IP, thông tin trình duyệt hoặc ứng dụng và dữ liệu của yêu cầu truy cập; dữ liệu tài khoản và đơn hàng do trang mua và ứng dụng gửi đi được truyền thẳng tới máy chủ của chúng tôi, không qua nhà cung cấp này; và xác thực đăng nhập bằng tài khoản bên thứ ba, khi bạn chọn cách đăng nhập đó. Một số bên xử lý Nội dung Khách hàng; một số đặt ngoài Việt Nam (Mục 6). Các bên xử lý phụ của chúng tôi không được sử dụng Nội dung Khách hàng để huấn luyện, tinh chỉnh hay cải thiện mô hình hoặc dịch vụ cho chính họ hay cho bên khác, và chỉ được xử lý nội dung đó để thực hiện chức năng của họ cho chúng tôi. Chúng tôi công khai các nhóm bên xử lý phụ hiện tại trong Chính sách này; địa điểm xử lý được nêu tại Mục 6. Mọi chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu thông tin về các bên nhận, bên xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến mình, gồm tên bên, mục đích và phạm vi xử lý, qua kênh tại Mục 9. Chúng tôi cung cấp thông tin theo quyền của bạn và pháp luật áp dụng, không giới hạn quyền này theo loại khách hàng. Chúng tôi thông báo trước một cách hợp lý cho người dùng bị ảnh hưởng về một bên xử lý phụ mới làm thay đổi đáng kể cách Nội dung Khách hàng được xử lý, và về thay đổi đáng kể đối với các nhóm bên nhận, địa điểm xử lý hoặc việc sử dụng Nội dung Khách hàng; khi thay đổi cần sự đồng ý theo pháp luật, chúng tôi xin sự đồng ý trước khi áp dụng. Chúng tôi có thể thay đổi nhà cung cấp, bao gồm việc xử lý trên hạ tầng do chính chúng tôi vận hành.

6. Chuyển dữ liệu xuyên biên giới

Một số bên xử lý phụ đặt ngoài Việt Nam. Tuỳ từng hoạt động, việc chuyển và xử lý ngoài Việt Nam có thể liên quan tới Nội dung Khách hàng, dữ liệu tài khoản và giao dịch, và thông tin truy cập website hoặc kênh cập nhật ứng dụng. Với mỗi hoạt động chuyển, chúng tôi đánh giá bên nhận, mục đích và các biện pháp bảo vệ, áp dụng các biện pháp bảo đảm hợp đồng và an ninh phù hợp — có thể bao gồm giới hạn mục đích, nghĩa vụ bảo mật, kiểm soát truy cập, yêu cầu an ninh, giới hạn thời hạn lưu giữ, nghĩa vụ xóa và hạn chế chuyển tiếp — và tuân thủ các yêu cầu về chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới của pháp luật dữ liệu cá nhân Việt Nam, bao gồm mọi yêu cầu về đánh giá tác động và nộp hồ sơ. Các biện pháp này giảm thiểu nhưng không loại bỏ hoàn toàn rủi ro của việc chuyển dữ liệu. Máy chủ và lưu trữ: Singapore. Nhà cung cấp AI dịch thuật, thư giao dịch, xác thực bên thứ ba, tên miền, phân phối website và kênh cập nhật ứng dụng: pháp nhân tại Hoa Kỳ; thư giao dịch được gửi qua hạ tầng của nhà thầu phụ tại Nhật Bản. Hộp thư hỗ trợ sử dụng Google Workspace để nhận, lưu và xử lý thư cùng tệp đính kèm. Dữ liệu qua kênh này có thể được xử lý ngoài Việt Nam, bao gồm Hoa Kỳ. Chúng tôi không suy đoán việc dữ liệu được lưu trữ ở nơi khác ngoài các địa điểm nhà cung cấp công bố. Mọi chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu thông tin về các bên nhận, bên xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến mình, gồm tên bên, mục đích và phạm vi xử lý, qua kênh tại Mục 9. Chúng tôi cung cấp thông tin theo quyền của bạn và pháp luật áp dụng, không giới hạn quyền này theo loại khách hàng.

7. Chúng tôi lưu giữ dữ liệu trong bao lâu

Thiết bị của chính bạn vẫn là nơi lưu trữ chính các tệp của bạn. Trên máy chủ của chúng tôi, các bản sao đệm xử lý của tệp nguồn, Kết quả đầu ra và các biểu diễn trung gian được tạo ra chỉ để cung cấp Dịch vụ được tự động xóa sau khi dự án của bạn đạt trạng thái cuối (hoàn thành, đã hủy hoặc thất bại) và các bản sao đó không còn cần thiết — thông thường trong vòng 7 ngày. Khi dung lượng lưu trữ trên máy chủ của chúng tôi xuống thấp, các bản sao đệm này có thể bị xóa sớm hơn; và bản sao trên máy chủ của một dự án chưa đạt trạng thái cuối cũng có thể bị xóa sau khi không có hoạt động nào trong hơn 30 ngày. Hồ sơ dự án hoặc các bản sao khác được giữ trong tài khoản của bạn tồn tại cho đến khi bạn xóa dự án; một dự án đã xóa nằm trong thùng rác — nơi bạn có thể khôi phục nó — trong tối đa 90 ngày trừ khi bạn dọn thùng rác sớm hơn, sau đó các bản sao còn lại trong tài khoản bị xóa vĩnh viễn, theo các ngoại lệ giới hạn về sao lưu và lưu giữ theo pháp luật nêu dưới đây. Các mục trong My Termbase vẫn nằm trong tài khoản của bạn cho tới khi bạn xóa chúng hoặc đóng tài khoản. Khi bạn đóng tài khoản, tài khoản chuyển sang trạng thái chờ 14 ngày; trong thời gian này bạn có thể khôi phục (cách tính thời gian chờ, thời điểm Dịch vụ tạm ngừng và cách khôi phục: Điều kiện giao dịch chung, phần Chính sách chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền). Sau thời gian chờ, chúng tôi xóa tài khoản và nội dung khỏi hệ thống đang hoạt động; chỉ phần cần giữ trên căn cứ áp dụng mới được giữ theo các thời hạn riêng nêu tại Mục 7. Khi bạn yêu cầu hỗ trợ hoặc điều tra kỹ thuật, dữ liệu dự án liên quan có thể được giữ trong thời gian xử lý yêu cầu đó và được xóa trong thời hạn đã nêu sau khi yêu cầu được giải quyết, trừ khi pháp luật yêu cầu thời hạn dài hơn. Tin nhắn hỗ trợ bạn gửi qua tính năng Yêu cầu hỗ trợ trong ứng dụng được giữ tối đa 90 ngày sau khi yêu cầu đóng. Khi một yêu cầu liên quan tới hoàn tiền, tranh chấp hoặc khiếu nại pháp lý, chúng tôi có thể giữ các tin nhắn liên quan trong thời gian cần thiết để giải quyết vụ việc, và xóa khi vụ việc kết thúc. Bản sao lưu cơ sở dữ liệu được mã hóa và giữ tối đa 120 ngày (14 ngày tại máy chủ; 30 ngày tại kho lưu trữ thứ hai cùng khu vực; tối đa 120 ngày trên thiết bị của Công ty tại Việt Nam); log vận hành (bao gồm log an ninh) được giữ theo một chu kỳ riêng, có giới hạn và được loại bỏ trong vòng 90 ngày.

Ngoài các thời hạn trên, các nhóm hồ sơ sau được lưu như sau. "Xoá hẳn tài khoản" là khi hết thời gian khôi phục 14 ngày và dữ liệu tài khoản được xoá theo Mục này; một số phần nêu dưới đây được giữ thêm theo thời hạn riêng. Hết thời hạn, dữ liệu được xoá; ngoại lệ cho vụ việc đang mở chỉ áp dụng với phần dữ liệu cần thiết, quyền truy cập bị giới hạn và dữ liệu được xoá khi căn cứ lưu kết thúc. Các chu kỳ lưu, sao lưu và rà soát không làm kéo dài thời hạn thực hiện yêu cầu xóa (Điều kiện giao dịch chung, phần Chính sách bảo mật, khoản 1, điểm e)). Khi bạn yêu cầu xóa, dữ liệu liên quan trong hệ thống đang hoạt động, thùng rác và hộp thư hỗ trợ được xóa trong thời hạn ấy. Bản sao lưu mã hóa và bản sao trong hệ thống của nhà cung cấp không xóa riêng được từng phần: phần dữ liệu ấy không được sử dụng, được loại bỏ khi hết chu kỳ sao lưu hoặc thời hạn của nhà cung cấp nêu tại Mục này, và yêu cầu xóa được áp dụng lại nếu dữ liệu được khôi phục; chúng tôi nêu rõ điều này khi trả lời yêu cầu của bạn. Phần dữ liệu chưa xóa vì căn cứ khác chỉ được giữ trong phạm vi cần thiết, và chúng tôi thông báo lý do cho bạn.

• (a) Địa chỉ IP, định danh và tên thiết bị ghi lúc tạo tài khoản, phiên bản ứng dụng ghi lần cuối: trong thời gian tài khoản còn. Khi xoá hẳn tài khoản, chỉ định danh thiết bị và thời điểm được giữ thêm 90 ngày để áp dụng điều kiện nhận quà; tên thiết bị và đường dẫn dự án gắn với tác vụ cũng được xoá.
• (b) Sau khi xoá hẳn một tài khoản đã nhận quà chào mừng, để kiểm tra việc nhận lại quà, chúng tôi chỉ lưu dấu đối chiếu có khoá của email đã chuẩn hoá và thông tin tối thiểu về việc cấp quà, trong tối đa 12 tháng. Dữ liệu này vẫn là dữ liệu cá nhân, chỉ dùng cho mục đích trên và được xoá khi hết hạn; chúng tôi không giữ email đọc được hoặc mã định danh Google trong hồ sơ này.
• (c) Hồ sơ phiên đăng nhập (gồm địa chỉ IP): được xóa trong vòng 3 ngày sau khi phiên hết hạn hoặc bị thu hồi. Nhật ký tra cứu nội bộ phục vụ đối chiếu tài khoản: 90 ngày.
• (d) Hồ sơ đăng ký và tham gia chương trình khuyến mại: 12 tháng sau khi chương trình kết thúc, sau đó chỉ giữ số liệu tổng hợp. Câu trả lời "Bạn biết chương trình qua đâu?" được tổng hợp khi chương trình kết thúc; liên kết với tài khoản được xoá trong 30 ngày sau đó.
• (e) Nội dung đơn hàng và bằng chứng chấp thuận khi đặt mua: 5 năm kể từ ngày đặt của từng đơn, kể cả khi tài khoản đã bị xoá, với quyền truy cập hạn chế.
• (f) Hồ sơ hoàn tiền: phần là chứng từ kế toán theo thời hạn pháp luật kế toán, thuế; lý do bạn tự viết được giữ 5 năm kể từ khi yêu cầu được giải quyết xong.
• (g) Bằng chứng chấp thuận lúc đăng ký tài khoản và lúc tham gia chương trình: phiên bản văn bản, thời điểm và mã hồ sơ tối thiểu để đối chiếu lượt chấp thuận được giữ trong thời gian tài khoản còn và tối đa 5 năm sau khi xoá hẳn tài khoản, với quyền truy cập hạn chế, nhằm chứng minh việc chấp thuận và giải quyết tranh chấp liên quan. Địa chỉ IP, thông tin trình duyệt hoặc ứng dụng và định danh thiết bị trong bản ghi chấp thuận được xoá khi xoá hẳn tài khoản.
• (h) Thư và tệp đính kèm gửi tới support@pattrans.ai được lưu trong thời gian xử lý yêu cầu. Chúng tôi rà soát hộp thư hằng quý và xoá thư, tệp không còn cần thiết tại lần rà soát kế tiếp sau khi yêu cầu được giải quyết xong. Nếu còn cần lưu để giải quyết một vụ hoàn tiền, tranh chấp, khiếu nại cụ thể hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp luật, chỉ phần cần thiết được giữ với quyền truy cập hạn chế, được rà soát hằng quý và xoá tại lần rà soát kế tiếp sau khi căn cứ lưu kết thúc. Các phần hồ sơ có thời hạn riêng tại Mục này áp dụng thời hạn đó; quyền yêu cầu xoá theo Mục 9 vẫn được bảo đảm. Khi chúng tôi xóa, thư và tệp được xóa vĩnh viễn khỏi hộp thư; bản sao còn lại trong hệ thống của nhà cung cấp hộp thư được nhà cung cấp xóa theo thời hạn họ công bố, hiện tối đa khoảng 7 tháng.

Các hồ sơ chúng tôi phải giữ theo pháp luật (như hóa đơn và hồ sơ thuế) được lưu trong thời hạn pháp luật quy định. Một số chứng từ giao dịch còn lưu kèm tên thư mục dự án gắn với giao dịch đó. Tên thư mục dự án gồm một tiền tố thời gian do hệ thống tạo và một nhãn do bạn đặt, nhãn này có thể phản ánh tiêu đề tài liệu; chúng tôi lưu tên đó cùng chứng từ giao dịch để lịch sử giao dịch của chính bạn vẫn đọc được sau khi dự án đã bị xóa. Các hồ sơ này không lưu bản thân tài liệu nguồn, bản dịch hay tệp trung gian của bạn. Bạn có thể xóa các bản sao dự án đang hoạt động, hoặc dọn thùng rác, bất kỳ lúc nào; các bản sao còn sót trong sao lưu và log được loại bỏ theo chu kỳ nêu trên.

8. Cải thiện Dịch vụ

Chúng tôi nỗ lực cải thiện chất lượng dịch vụ.

(a) Trong quá trình tạo bản dịch cho bạn, các hệ thống của chúng tôi tự động kiểm tra tác vụ của bạn để phát hiện lỗi xử lý — như đoạn bị bỏ sót hoặc chưa được dịch, kết quả rỗng, hay lỗi định dạng — và chạy lại để có thể giao cho bạn một kết quả sử dụng được. Đây là một phần của việc cung cấp Dịch vụ và liên quan đến xử lý kỹ thuật, không phải độ chính xác ngôn ngữ của Kết quả đầu ra.

(b) Nhân sự được phân quyền chỉ xem phần Kết quả đầu ra và Nội dung Khách hàng cần thiết trong các trường hợp và giới hạn tại Mục 4. Việc áp dụng giải pháp sửa lỗi cho Dịch vụ không bao gồm sao chép hoặc tái sử dụng Nội dung Khách hàng trong tài nguyên dùng chung.

(c) Chúng tôi không sao chép, trích xuất hay đưa Nội dung Khách hàng vào bất kỳ tài nguyên dùng chung nào, kể cả bằng cách chép lại thủ công; không sử dụng Nội dung Khách hàng để huấn luyện hay tinh chỉnh mô hình AI; và yêu cầu bằng hợp đồng các nhà cung cấp AI liên quan không sử dụng Nội dung Khách hàng cho các mục đích huấn luyện hay tinh chỉnh đó (cam kết tại Điều kiện giao dịch chung, phần Quyền và nghĩa vụ của các bên, khoản 1, điểm g)).

Khi bạn yêu cầu hỗ trợ về một vấn đề cụ thể, chúng tôi có thể đề nghị bạn cấp quyền truy cập có phạm vi và thời hạn tới các dự án liên quan. Bạn có thể từ chối, và có thể thu hồi quyền đã cấp bất cứ lúc nào.

9. Các quyền của bạn

Theo quy định của pháp luật, bạn có thể yêu cầu chúng tôi: cho biết cách chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn; đưa ra hoặc rút lại sự đồng ý; truy cập, chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu của bạn; xóa hoặc hạn chế xử lý; phản đối việc xử lý; và cung cấp dữ liệu cá nhân liên quan đến bạn theo hình thức và phạm vi pháp luật quy định. Bạn cũng có thể tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại và yêu cầu các biện pháp bảo vệ khác theo quy định của pháp luật. Bạn gửi yêu cầu qua support@pattrans.ai hoặc Yêu cầu hỗ trợ trong ứng dụng; Pattrans tiếp nhận, xác minh khi cần, thực hiện hoặc thông báo lý do không thực hiện theo căn cứ pháp luật, rồi báo kết quả. Thủ tục và thời hạn thực hiện từng quyền theo Điều kiện giao dịch chung, phần Chính sách bảo mật, khoản 1, điểm e) và g). Khi dữ liệu đã xóa còn bản sao trong sao lưu, bản sao ấy được loại bỏ theo chu kỳ tại Mục 7 và yêu cầu xóa được áp dụng lại nếu dữ liệu được khôi phục từ sao lưu. Trường hợp chúng tôi chỉ xử lý Nội dung Khách hàng với vai trò Bên xử lý, chúng tôi sẽ hỗ trợ và có thể hướng dẫn bạn liên hệ khách hàng đang kiểm soát dữ liệu đó. Bạn cũng có thể khiếu nại tới cơ quan có thẩm quyền về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam (Mục 17). Đối với dữ liệu của trẻ em hoặc người thuộc trường hợp cần người đại diện theo pháp luật, chúng tôi tiếp nhận việc thực hiện quyền qua người đại diện theo quy định.

10. Trách nhiệm của bạn

Tài liệu của bạn có thể chứa dữ liệu cá nhân của bên thứ ba, đôi khi là dữ liệu nhạy cảm. Cam đoan và trách nhiệm của bạn đối với nội dung gửi lên: theo Điều khoản dịch vụ, Mục 7.2. Bạn không nên tải lên dữ liệu cá nhân nhạy cảm trừ khi cần thiết và được cho phép hợp pháp. Các nghĩa vụ này không hạn chế các nghĩa vụ của chính chúng tôi theo pháp luật áp dụng.

11. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Nội dung Khách hàng có thể chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm (ví dụ: thông tin sức khỏe hoặc di truyền trong các sáng chế y tế, dược phẩm, hay thông tin định danh và tài chính). Chỉ gửi các dữ liệu như vậy khi cần thiết và được cho phép hợp pháp. Vì chúng tôi có thể không nhận diện được mọi mục dữ liệu nhạy cảm trong tài liệu kỹ thuật, chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo vệ nền tảng mạnh cho toàn bộ Nội dung Khách hàng và các kiểm soát bổ sung khi việc xử lý dữ liệu nhạy cảm được nhận diện.

Ngoài Nội dung Khách hàng, một số dữ liệu do chúng tôi tự thu thập để vận hành Dịch vụ có thể thuộc phạm vi mô tả của danh mục dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo pháp luật Việt Nam: dữ liệu đối soát giao dịch thanh toán và nhật ký đăng nhập, phiên làm việc, thiết bị của tài khoản. Chúng tôi áp dụng cho các dữ liệu này các biện pháp bảo vệ dành cho dữ liệu nhạy cảm. Khi cần xin sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, chúng tôi thông báo rõ đó là dữ liệu nhạy cảm.

12. An toàn và an ninh dữ liệu

Chúng tôi sử dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với mức độ rủi ro, bao gồm: mã hóa khi truyền và, khi áp dụng, khi lưu trữ; kiểm soát truy cập theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu; ghi log và giám sát; phân tách truy cập logic giữa các tài khoản khách hàng; xóa an toàn; thẩm định bên xử lý phụ; và rà soát định kỳ. Quyền truy cập Nội dung Khách hàng giới hạn ở nhân sự được phân quyền và các bên xử lý phụ chịu ràng buộc bảo mật, và chỉ khi cần thiết để cung cấp, bảo đảm an toàn hoặc hỗ trợ Dịch vụ, khắc phục lỗi trong các trường hợp nêu tại Mục 4 và Mục 8, hoặc để ứng phó sự cố hay tuân thủ pháp luật. Với nhân sự được phân quyền, việc truy cập Nội dung Khách hàng tuân theo các mục đích và giới hạn tại Mục 4. Nếu xảy ra một sự cố lộ, mất hoặc truy cập trái phép dữ liệu cá nhân, chúng tôi điều tra và giảm thiểu tác động của sự cố; khi phát sinh trường hợp phải thông báo theo pháp luật, chúng tôi chủ động thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và người bị ảnh hưởng trong thời hạn pháp luật quy định. Đối với dữ liệu cá nhân trong Nội dung Khách hàng mà bạn là bên kiểm soát, chúng tôi thông báo kịp thời cho bạn.

13. Dữ liệu thanh toán và hóa đơn

Thanh toán được giao kết với Pattrans (cùng nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của chúng tôi). Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán xử lý dữ liệu thanh toán theo các vai trò được mô tả trong điều khoản quyền riêng tư và các thỏa thuận hợp đồng áp dụng của họ, và có thể đặt ngoài Việt Nam. Pattrans xử lý phần dữ liệu đơn hàng và tài khoản giới hạn mà mình nhận được để cấp Standard Words, đối soát giao dịch và cung cấp hỗ trợ.

Phát hành hóa đơn. Đối với giao dịch mua trực tiếp từ Pattrans, chúng tôi lập hóa đơn điện tử Việt Nam. Thông tin xuất hóa đơn bạn cung cấp được gửi cho nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà chúng tôi sử dụng để lập và phát hành hóa đơn, và được truyền tới cơ quan thuế theo quy định pháp luật. Chúng tôi cũng gửi địa chỉ email nhận hóa đơn bạn khai cho nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để nhà cung cấp gửi hóa đơn tới bạn. Với hóa đơn ghi "Bán cho người tiêu dùng", chúng tôi gửi địa chỉ email tài khoản của bạn cho nhà cung cấp để gửi hóa đơn tới bạn, kể cả khi bạn tắt "Xuất hóa đơn cho tôi". Thông tin gửi cho nhà cung cấp được giới hạn ở dữ liệu cần để lập, phát hành và gửi hóa đơn tới bạn.

Khi thanh toán, thiết bị của bạn tải ảnh mã thanh toán trực tiếp từ cổng thu tiền; bên đó thấy địa chỉ IP và thông tin thiết bị của bạn ở bước này mà không qua máy chủ của chúng tôi.

14. Cookie

Website của chúng tôi hiện không sử dụng cookie hay công nghệ tương tự cho mục đích phân tích, lập hồ sơ hay quảng cáo. Website dùng bộ nhớ cục bộ (local storage) của trình duyệt để ghi nhớ tùy chọn hiển thị do bạn đặt, ví dụ đồng tiền bạn chọn, và bộ nhớ phiên (session storage) để giữ phiên đăng nhập trang mua và đơn đang chờ thanh toán. Phiên trang mua hết hiệu lực sau tối đa 1 giờ; đăng xuất kết thúc phiên; bạn có thể xoá dữ liệu lưu trong trình duyệt bằng chức năng xoá dữ liệu trang web; mọi cookie do Dịch vụ đặt chỉ giới hạn ở mức cần thiết để vận hành và bảo đảm an toàn cho Dịch vụ. Nếu sau này chúng tôi đưa vào cookie không thiết yếu hoặc công nghệ tương tự, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của bạn khi được yêu cầu và cung cấp công cụ điều khiển cho các công nghệ đó trước khi bắt đầu sử dụng.

15. Quyết định tự động

Khi bạn nhận quà dùng thử hoặc đăng ký chương trình khuyến mại, hệ thống tự động kiểm tra các điều kiện công khai tại Điều kiện giao dịch chung hoặc Thể lệ áp dụng; tùy kết quả, yêu cầu được chấp nhận, được chuyển sang kiểm tra thêm, hoặc bị từ chối theo điều kiện áp dụng. Bạn được thông báo trạng thái, lý do theo nhóm và có thể yêu cầu nhân sự xem xét lại theo kênh đã công bố. Việc tạo một bản dịch không phải là quyết định tự động có hiệu lực pháp lý hoặc ảnh hưởng đáng kể đối với bạn.

16. Thay đổi

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này; các thay đổi đáng kể sẽ được thông báo và ngày "cập nhật gần nhất" sẽ thay đổi. Trường hợp một thay đổi đưa vào một mục đích mới cần có sự đồng ý của bạn, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý đó trước khi bắt đầu hoạt động xử lý mới.

17. Liên hệ và khiếu nại

Câu hỏi, phản ánh và khiếu nại về quyền riêng tư và bảo mật thông tin gửi qua support@pattrans.ai hoặc Yêu cầu hỗ trợ trong ứng dụng; các bước và thời hạn theo Điều kiện giao dịch chung, phần Phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại. Để thực hiện các quyền của bạn: Mục 9. Bạn cũng có thể gửi khiếu nại hoặc yêu cầu tới cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm Bộ Công an hoặc cơ quan được chỉ định theo pháp luật áp dụng.